Goede communicatie is de sleutel tot een soepele en professionele autoverhuurervaring. Veel bedrijven sturen al de basis-e-mails zoals de boekingsbevestiging en factuur, maar er zijn nog veel meer belangrijke contactmomenten die vaak over het hoofd worden gezien. Door klanten op de juiste momenten te informeren, vermijd je onnodige vragen en verbeter je hun ervaring. In deze blog bespreken we de cruciale, maar vaak vergeten e-mails die bijdragen aan een vlotte verhuurervaring.
10 mails om jezelf te onderscheiden in klantcommunicatie
In de vorige blog hebben we 5 basis mails benoemd die van essentieel belang zijn in het verhuurproces. Maar wist je dat er nog veel meer momenten zijn waarin jij het verschil kan maken? Hieronder benoemen we 10 mails die de klantervaring verbeteren. Deze 10 mails zijn:
1. de betaalflow 2. de betalingsbevestiging 3. de update-mails 4. de verlengingsoptie 5. de no-show factuur 6. de borgfactuur 7. de annuleringsbevestiging 8. de feedback-mail 9. de kortingsmail 10. de 'Je bent jarig'-mail.
1. Het betaalverzoek (Voorafgaand aan de huurperiode)
Bij het maken van een boeking is een soepele betaalervaring essentieel. Als de klant niet direct betaalt, kan een opvolgmail met een betalingslink helpen om het proces vlot af te ronden. Ook kun je via een dergelijke mail aangeven of er voorafgaand aan de verhuur of ook achteraf kan worden betaald. Deze kun je zelf instellen in de periode tussen het boeken en ophalen van het voertuig. Bijvoorbeeld: twee dagen voor het ophalen voor het voertuig dient 50% van de totale huurprijs betaald te zijn.
📩 Waarom belangrijk? Dit voorkomt annuleringen door onbetaalde reserveringen en geeft de klant duidelijkheid over de volgende stap. Ook kun jij beter onderscheid maken in betalende en niet-betalende klanten.
2. De betalingsbevestiging (Direct na de betaling)
Zodra een klant heeft betaald, is een automatische bevestiging onmisbaar. Dit geeft niet alleen een gevoel van zekerheid, maar voorkomt ook dat klanten onnodig contact opnemen om te vragen of de betaling goed is doorgekomen.
📩 Waarom belangrijk? Transparantie in betalingen voorkomt verwarring en versterkt het vertrouwen in jouw bedrijf.
3. De update-mails (Tussen de boeking en de ophaaldatum)
Afhankelijk van de duur tussen de boeking en het ophaalmoment kan een update-mail waardevol zijn. Denk aan een bevestiging dat de reservering nog steeds actief is, eventuele aanpassingen in de voorwaarden, of praktische informatie over het ophalen. Ook is dit het perfecte moment om voertuig specifieke mails te sturen. Bijvoorbeeld: wanneer er een bestelbus wordt besteld dat je nog een aantal handige tips in de mail zet, zoals het gebruik van afdekzeilen in de laadbak om schade aan apparatuur te voorkomen.
📩 Waarom belangrijk? Dit helpt de klant goed voorbereid op weg en voorkomt last-minute vragen of annuleringen.
4. Annuleringsbevestiging (Na de boeking en de ophaaldatum)
Helaas kom je ook weleens tegen dat een klant na de boeking en voor het ophalen toch besluit om de boeking te annuleren. Dan is het voor de administratie en voor het behouden van een goed klantcontact dan toch van belang om een bevestiging van de annulering naar de klant te sturen.
📩 Waarom belangrijk? Klanten hebben een duidelijke bevestiging van de annulering wat onduidelijkheid en verwarring voorkomt. Ook behoud je ondanks de annulering nog steeds een fijne sfeer met de klant en verbetert het de klantervaring.
5. De verlengingsoptie en verlengingsbevestiging (Vlak voor het einde van de huurperiode)
Soms willen klanten hun huur verlengen, maar realiseren ze zich niet dat dit tijdig moet worden geregeld. Een proactieve e-mail met de mogelijkheid om eenvoudig te verlengen kan hier een oplossing voor bieden.
📩 Waarom belangrijk? Klanten hebben meer controle over hun boeking, en je voorkomt onnodige stress bij zowel klant als verhuurder.
6. De no-show factuur (Bij niet ophalen van de auto)
Niet alle klanten komen hun geboekte auto daadwerkelijk ophalen. In dat geval is een no-show factuur met een duidelijke uitleg over de annuleringsvoorwaarden noodzakelijk. In een latere blog zullen we dieper ingaan op het onderwerp no shows en hoe de juiste operationele software het verschil maakt.
📩 Waarom belangrijk? Dit voorkomt misverstanden en zorgt ervoor dat je als verhuurbedrijf geen omzet misloopt door last-minute afzeggingen.
7. De borgfactuur (Voor het ophalen van de auto)
De borgfactuur is een factuur die wordt opgesteld voor zakelijke klanten die graag een bewijs willen van de verhuur om de boekhouding in orde te houden. Formeel gezien is het niet nodig, maar toch zijn er genoeg klanten die daar wel behoefte aan hebben. De fout die door veel van onze concurrenten wordt gemaakt is dat het daadwerkelijk als factuur wordt opgesteld waardoor het in de boekhouding op de winst en verlies rekening terecht komt. Dat is echter helemaal niet nodig. Bij ons kun je de borgfactuur automatisch genereren waardoor het in de vorm van een nota eruitkomt. Op deze manier blijft de boekhouding en de data in orde en kun je onbezorgd verder met auto's verhuren
📩 Waarom belangrijk? Klanten verwachten duidelijkheid over hun borg, en dit voorkomt onnodige telefoontjes.
8. De feedback-mail (Enkele dagen na de huurperiode)
Nadat de klant de auto heeft ingeleverd, is een follow-up met een feedbackverzoek waardevol. Dit geeft inzicht in de klantervaring en helpt je om je dienstverlening te verbeteren.
📩 Waarom belangrijk? Klanten voelen zich gewaardeerd, en jij krijgt waardevolle feedback die je kunt gebruiken om je service te optimaliseren.
9. De kortingsmail (Na een positieve ervaring of terugkerende klant)
Heeft een klant vaker bij je gehuurd of een positieve review achtergelaten? Dan is dit hét moment om een persoonlijke kortingscode aan te bieden voor een volgende boeking.
📩 Waarom belangrijk? Dit stimuleert herhaalboekingen en versterkt de band met je klanten.
10. 'Je bent jarig'-mail
Als een goede verhuurder weet je hoe belangrijk klantbinding is. De persoonlijke touch die je weet te geven aan elke klant zorgt ervoor dat mensen zich gewaardeerd voelen. Daarom is het sturen van een verjaardagsmail een heel handige tool in het bouwen van een band met je klanten. Door het versturen van dergelijke mails onderscheidt jij je van je concurrenten.
📩 Waarom belangrijk? Door de band met je klant te versterken krijg je een vergrote kans op klanten die vaker bij jou gaan boeken.