In Nederland zijn nog veel familie-autoverhuurbedrijven actief. Oprichter opa moest het doen met het altijd betrouwbare middel om zaken mee bij te houden: ‘pen en papier’. Maar hoe zag dat er uit?
In deze blog blikken wij terug op hoe autoverhuur vroeger plaats vond en leggen we dit langs de lat van het heden. Hoe konden de pioniers van autoverhuur hun winkel draaien zonder computers en mobiele apps? Zijn deze uberhaupt nodig?
Autoverhuur van vroeger
Als je een voorstelling probeert te maken van hoe het vroeger ging, krijg je al snel respect voor de verhuurders.
Het is een grote chaos. Lange wachtrijen met ongeduldige mensen aan de balie. Bergen papier met huurcontracten en uitgifte formulieren. Een volle papieren agenda met allerlei doorgekraste afspraken. Een continue rinkelende telefoon met klanten die op het laatste moment een reservering willen plaatsen en een blijvende onzekerheid over de vraag of voertuigen niet gejat worden.
Zo zal het wel gegaan zijn toch?
Dat zou je inderdaad denken. Echter, vroeger zat de samenleving anders in elkaar dan nu. De samenleving was bijvoorbeeld een stuk minder gehaast en tevens minder anoniem. Men kende hun buren en klanten.
Hierdoor kon opa het allemaal goed aan. Wachtrijen waren er zo nu en dan nog steeds, maar mensen maakten rustig een praatje met elkaar. Huurcontracten en uitgifte formulieren waren in veel gevallen niet eens nodig. Je wist precies wie die klant was, het zat wel goed. Opa had daarnaast ook geen agenda nodig. Hij onthield het gewoon.
Misschien sla ik nu door. De waarheid ligt ergens in het midden. Feit is dat de wereld er vroeger anders uitzag dan nu, waardoor je autoverhuur van vroeger ook niet kunt vergelijken met autoverhuur van nu.
Autoverhuur van twintig jaar geleden
Wagenparken zijn gegroeid, klanten anoniem en ongeduldig en de wereld raakt steeds meer gedigitaliseerd. Reserveringen worden gemaakt via de telefoon en zelfs al via websites.
De meeste autoverhuurorganisaties hanteren nog de werkwijze van opa. De veranderde wereld maakt het echter moeilijker om alles in goede banen te leiden.
Er staan lange wachtrijen aan de balie, alle mensen haastig en opgewonden om hun avontuur te beginnen. Hier en daar hoor je geklaag en gezucht van mensen die vinden dat ze te lang moeten wachten. Ondertussen doorzoekt een medewerker een stapel huurcontracten op zoek naar een specifieke opmerking bij deze verhuring. Eerlijk toegegeven, het is een tikkeltje chaotisch.
Na een ochtend hard werken keert de rust wat terug. Dit duurt echter niet lang, want de eerste voertuigen moeten al op transport naar een andere locatie. Dit gaat door tot ‘s avonds laat. Toch lukt het om het allemaal bol te werken.
Het onvermijdelijke foutje
Halverwege de middag gaat het echter mis. Twee verschillende klanten staan voor de balie om hun auto op te halen, maar er is slechts één auto beschikbaar. Het blijkt dat een reservering wel telefonisch bevestigd, maar door de drukte niet goed in de agenda was gezet.
Gelukkig komt er net een andere klant een voertuig terugbrengen. Dat ging weer net goed.
Opkomst van autoverhuursoftware (20 jaar geleden – nu)
Met de opkomst van computer is er een betere manier om processen te stroomlijnen ontstaan. Langzamerhand werden digitale systemen ontwikkeld om de basisprocessen van verhuur in bij te houden:
Planbord.
Met een digitaal planbord kun je eenvoudig zien welke voertuigen wanneer verhuurd zijn en voor hoe lang. Dubbele boekingen behoren tot het verleden.
Reserveringsbeheer.
Klantreserveringen worden automatisch bijgewerkt en weergegeven in een gebruiksvriendelijke interface, zonder de rompslomp van papieren agenda's en post-it notes.
Digitaal in-/uitchecken.
Alle benodigde formulieren en documenten zijn digitaal en direct beschikbaar. Dit versnelt het proces en minimaliseert wachttijden voor klanten.
Automatisch factureren.
Facturen worden verstuurd met een druk op de knop en borgen worden automatisch teruggestort.
De software biedt zo meer grip op de vele door elkaar lopende processen. Verhuurders die zijn overgeschakeld naar dergelijke autoverhuursoftware zullen hier nooit meer van afstappen.
Ik geef ze groot gelijk.
Alhoewel, niet helemaal. Inmiddels is veel autoverhuursoftware achterhaald door vernieuwende software en initiatieven die alle processen met elkaar verbinden via een door AI-ondersteunde cloud-infrastructuur waarmee de software-ontwikkeling in een nieuwe stroomversnelling is gezet.
De basisbeginselen hierboven besproken maken plaats voor nieuwere en verbeterde manieren van verhuur.
Hiermee is de transitie naar verhuur 4.0 ingezet. Daar spelen wij met RentVisie op in. Onlangs hebben wij RentVisie verhuursoftware 4.0 aangekondigd. Benieuwd naar wat wij daarmee voor ogen hebben? Blijf dan onze blogs volgen!