Klanten die niet op komen dagen. In iedere branch is dit erg vervelend.
Als je een verhuurbedrijf hebt, heb je het ongetwijfeld meegemaakt. Een klant reserveert een voertuig, maar komt niet opdagen en neemt zijn of haar telefoon niet meer op. Of nog erger: de klant neemt zijn telefoon op en vertelt doodleuk dat hij ergens anders iets gevonden heeft.
Dit is natuurlijk op alle fronten slecht. Ten eerste leidt het tot verlies van omzet. Daarnaast verstoort het ook de vlootplanning en zorgt het voor inefficiënties (denk aan onnodig heen en weer rijden).
Gelukkig kan operationele software helpen om no-shows te minimaliseren. Door slimme technologie te integreren in het verhuurproces, kunnen bedrijven hun bezettingsgraad verbeteren, klantbetrokkenheid vergroten en inkomsten beschermen.
In deze blog bespreken we hoe specifieke software-oplossingen kunnen bijdragen aan een effectieve aanpak van no-shows. Niet alleen leggen we uit hoe je het probleem dat door no-shows onstaat kunt oplossen, maar ook zullen we uitleggen waar je het zelfs kunt omdraaien en nieuwe kansen kunt creëren.
Oplossen
1. Vooraf betalen: het grootste geneesmiddel voor no-shows
Bij de meeste autoverhuurders betaal je de huur van de auto gewoon aan de balie. Hiermee is de drempel om te reserveren laag, hetgeen goed is voor de online conversie.
Aan de andere kant voelen sommige huurders zich niet gebonden aan de reservering zolang ze niet hebben betaald. Deze huurders voelen zich vaak niet geroepen om de reservering netjes te annuleren in het geval dat plannen wijzigen.
Het resultaat: een no-show.
Door huurders bij het maken van een reservering verplicht te laten betalen, voorkom je het grootste deel van de no-shows.
Daarvoor is vereist dat je een koppeling hebt met de voorraad van jouw wagenpark (real time integratie). Anders dien je iedere keer bedragen terug te storten in het geval van geen beschikbaarheid.
Nu hoor ik je denken: 'ja maar betalingen zorgen wel voor een grote drempel'.
Eens, de drempel wordt iets groter. Echter, het valt wel mee. Ten eerste zijn mensen tegenwoordig gewent om online direct te betalen. Ten tweede kun je de drempel klein houden door enkel een kleine aanbetaling te vragen. Je hoeft natuurlijk niet gelijk de gehele huur + borg te vragen.
2. Ophaalreminder - niet iedereen heeft zijn agenda op orde
Niet iedereen komt bewust niet opdagen. Soms kunnen huurders niet meer terugvinden waar ze het voertuig hadden gehuurd of zijn ze het simpelweg vergeten. Stuur daarom een simpele herinnering per sms of e-mail zo'n 24 uur voor het ophalen naar de klant.
Dit kleine contactmoment zorgt er niet alleen voor dat de huurder zich bewust is van de reservering, het verhoogt eveneens de klanttevredenheid.
Natuurlijk hoef je dit niet handmatig bij te houden. Met goede verhuursoftware kunnen betalingsbevestigingen direct en automatisch worden verstuurd.
Een helder en professioneel bevestigingsproces draagt bij aan een betrouwbare uitstraling en verkleint de kans op annuleringen en no-shows.
Kortom:
📩 Automatisch ophaalherinnering.
🤗 Verhoogt de klanttevredenheid.
⏳ Klanten zijn meer geneigd op te dagen en op tijd te komen.
3. Real-Time beschikbaarheid vermindert no-shows
Een andere oorzaak van no-shows is te vinden in het ophaalproces. Veel verhuurders maken gebruik van een reserveringsaanvraag systeem.
Op het moment dat een reservering niet gelijk bevestigd wordt, is een klant geneigd om reserveringen te maken bij meerdere verhuurbedrijven om zo de kansen te spreiden.
Ook hier weer geldt dat niet alle huurders netjes zullen aangeven dat ze reeds een voertuig ergens anders hebben gevonden. Terwijl jij wacht op deze klant, rijdt de klant al met een huurvoertuig van de concurrent.
Door beschikbaarheid real time te tonen op de website, voorkom je dit probleem tot een zekere hoogte.
Hiervoor is vereist dat je duidelijk communiceert dat de voertuigen op de website daadwerkelijk beschikbaar zijn. Dit combineer je met een automatische reserveringsbevestiging (geen aanvraag!) en -zoals hierboven beschreven- bij voorkeur ook nog met een kleine aanbetaling.
Bijkomend voordeel met een real-time koppeling is dat je kunt spelen met je prijs op basis van de beschikbaarheid van jouw wagenpark (dynamic pricing). Hier gaan wij in andere blogs op in.
Kansen
1. Verdien met flexibele aanpassingen
Soms halen klanten hun voertuig niet op, maar zijn ze wél nog steeds geïnteresseerd om op een ander moment te huren.
Bij deze klanten kun je het probleem ombuigen in een voordeel.
Dit kun je doen door het makkelijk te maken voor een klant om hun reservering aan te passen:
🔄 Mogelijkheid om de ophaaltijd te verplaatsen (zonder dat dit tot een no-show leidt).
🚗 Suggesties voor een ander type voertuig als hun oorspronkelijke keuze niet meer beschikbaar is.
📆 Een eenvoudig annulerings- of wijzigingsproces, waardoor klanten sneller geneigd zijn om hun reservering aan te passen in plaats van helemaal niet te komen.
Als je dit combineert met betalingen vooraf en een annuleringsverzekering dan wel annuleringskosten in rekening brengt, zul je zien dat je meer gaat verdienen aan dit type klant.
2. Wachtlijst systeem: minimaliseer leegstand
Wanneer een klant een auto reserveert voor huur, dan is deze voor de gehuurde tijd natuurlijk niet beschikbaar voor een andere klant. Als deze eerste klant dan toch niet is komen opdagen, dan betekent dit een gemiste kans voor een andere klant die ook interesse had en die wel zou zijn gekomen.
Dit is dus een goed moment om toch nog een kans te bieden voor de klanten die wel geïnteresseerd zijn. Met een geautomatiseerd wachtlijst-systeem kunnen geïnteresseerde klanten worden gecontacteerd zodra een voertuig weer beschikbaar komt.
✅ Dit verhoogt de kans dat het voertuig alsnog wordt verhuurd.
✅ Klanten voelen zich gewaardeerd omdat ze snel een kans krijgen om te huren.
✅ De bezettingsgraad van de vloot blijft optimaal.
Met slimme software kunnen wachtlijstmeldingen automatisch worden verstuurd, waardoor medewerkers hier geen extra werk aan hebben.
3. Loyaliteitsprogramma’s: Verhoog jouw brand-loyalty
In de eerdere kansen hebben we besproken wat je kunt doen als klanten al niet zijn komen opdagen. Het is ook mogelijk om het gedrag van klanten actief te beïnvloeden.
Als je het ons vraagt dienen betrouwbare klanten beloond te worden. Dit zijn natuurlijk de klanten die wel op komen dagen.
Een loyaliteitsprogramma kan helpen om gewenst gedrag te stimuleren. Dit werkt het beste met een geïntegreerd klantportaal waar je bijvoorbeeld met premium klanten kunt werken:
⭐ Klanten kunnen korting, upgrades of extra huurpunten verdienen als ze nooit een no-show zijn.
⭐ Betrouwbare klanten kunnen genieten van flexibele voorwaarden, zoals last-minute wijzigingen zonder kosten.
⭐ Dit bouwt een sterke relatie op met terugkerende huurders, wat resulteert in meer herhaalboekingen en minder no-shows.
Software kan dit proces automatisch beheren en klanten herinneren aan hun opgebouwde voordelen, zodat ze trouw blijven aan jouw verhuurbedrijf.
Conclusie: Slimme Software vermindert no-shows structureel
No-shows hebben een grote impact op de efficiëntie en winstgevendheid van een autoverhuurbedrijf. Maar met de juiste operationele software kunnen verhuurbedrijven dit probleem grotendeels voorkomen.
Door automatische betalingen, real-time updates, flexibele oplossingen en klantgerichte incentives te implementeren, kunnen bedrijven hun bezettingsgraad verhogen en klantbetrokkenheid vergroten.
🚀 Klaar om no-shows te verminderen en efficiënter te werken? Ontdek hoe slimme software jouw verhuurproces kan verbeteren!